Eierskapsmelding

5.1 Kommunestyrets rolle

Det er kommunestyret som fastsetter kommunens eierskapspolitikk og prinsippene for eierstyring gjennom eierskapsmeldingen. Kommunestyret er ansvarlig for all kommunal virksomhet også den tjenesteproduksjon som skjer i selskap og foretak.

Kommunestyret vedtar følgende:

• kommunens eierskapsmelding.
• å opprette selskaper og foretak.
• kommunens eierstrategier for selskaper. Eierstrategiene har som formål å danne grunnlaget for en god styringsdialog, ved å gi langsiktige mål med en klar retning på hvilken forventning eierne har til selskapet
• eventuell reorganisering, avvikling og oppløsing av selskapet, eller ved salg eller overføring av kommunens eierandeler i selskapet til andre.
• selskapsavtaler og aksjonæravtaler for hhv. interkommunale selskap (IKS) og aksjeselskap (AS).
• velger medlemmer til representantskapet i interkommunale selskap.
• plan for kontrollutvalgets gjennomføring av selskapskontroll minst en gang i hver valgperiode.

5.2 Formannskapets rolle

Formannskapet innstiller til kommunestyret i saker som omhandler kommunens eierskap.

5.3 Eierutvalgets rolle

Kommunestyret i Trysil har valgt at formannskapet skal være eierutvalg for kommunestyret og skal:

• bidra i arbeidet med å utvikle styringsdokument, som f.eks. eierskapsmelding og eierstrategier.
• være kommunens eierorgan som iverksetter og følger opp kommunens vedtatte eierskapsmelding for selskapene.
• forberede og gjennomføre eier-/dialogmøter med selskapene.
• be om å få utredet saker til politisk behandling.

5.4 Forhandlingsutvalget - valgkomité

Rekruttering, sammensetning og utskiftning av styret er et av de viktigste virkemidlene for eierstyring. I Trysil kommune er det forhandlingsutvalget som er valgkomité for styresammensetningen i samtlige selskaper der Trysil kommune skal oppnevne representanter.
Kommunestyrets representanter skal involveres i arbeidet med å fremme forslag på aktuelle kandidater. Det bør oppnevnes numeriske vararepresentanter for å sikre kontinuitet og kompetanse i styrene.

Det formelle valget av styremedlemmer skjer i selskapenes eierorganer (generalforsamling og representantskap). I kommunale foretak er det kommunestyret selv som er eierorgan, og som velger styremedlemmer.

5.5 Eiersekretariat

Det er hensiktsmessig med en egen enhet som kan håndtere en forberedende oppgave for kommunestyret i form av et eierskapssekretariat eller liknende. I Trysil kommune fungerer næringsavdelingen som eierskapssekretariat og håndterer oppgaver, slik som rullering av eierskapsmelding.

5.6 Kontrollutvalget

Selskapskontroll er en av kontrollutvalgets lovpålagte oppgaver. Kontrollutvalget kan kreve de opplysningene som er nødvendige for å gjennomføre sin kontroll, fra:

1. interkommunale selskaper etter IKS-loven
2. interkommunale politiske råd
3. kommunale oppgavefellesskap
   1. aksjeselskap der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer.
      Kontrollutvalget skal sikres gode nok rammebetingelse til å utøve sin funksjon på en god nok måte.

Kontrollutvalget skal varsles om møter i generalforsamling, representantskap og tilsvarende organer og har rett til å være til stede i disse møtene. Kontrollutvalget skal initiere evaluering av eierstyringen i kommunen. Utvalget skal minst én gang i kommunestyreperioden utarbeide plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Eierskapskontrollene skal vurdere om eierstyringen har vært tilstrekkelig og om den har gitt de resultatene og målene som eier har fastsatt for eierskapet.

5.7 Styrets rolle og ansvar

Det er ikke eier, men styret som har ansvaret for styring av det enkelte selskap. Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av selskapet, og skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets ledelse. Styret utarbeider og legger fram beslutningsgrunnlag til selskapets eierorgan i det enkelte selskap.

Styret har ansvar for rekruttering og eventuell utskifting av daglig leder, og å fastsette lønns- og arbeidsbetingelser for denne. Dersom ikke annet er bestemt, fungerer daglig leder som styrets sekretær.

Styreverv i selskaper er personlig, med det juridiske ansvaret som følger styrevervet. Det enkelte styremedlem skal ivareta selskapets interesser og representerer ikke politiske partier, kommunen eller andre interesser. Styret bør derfor tegne egen styreforsikring. Videre oppgaver for styret:

• Føre kontroll og formulere selskapsstrategien, fatte vedtak og legitimere virksomheten
• Vedta styreinstruks for selskapet og instruks for daglig leder
• Aansvar for økonomien til selskapet samt vurdering av grunnlag for videre drift
• Sørge for at det årlig gjennomføres en oppfølgingssamtale med daglig leder
• Utarbeide en årlig plan for styrearbeid med egenevaluering av styrets arbeid og
  sammensetning samt vurdere behov for opplæring i styrearbeid
• Ta initiativ til eiermøte for å bidra til god kommunikasjon mellom eier og selskap

5.8 Ordførerens rolle og ansvar

Ordføreren møter som kommunens representant i selskapenes eierorganer med de føringer eierutvalget gir (generalforsamlingsfullmakten er delegert ordføreren i Trysil kommune).

For interkommunale selskaper skal kommunens eventuelle øvrige representanter i representantskapet oppnevnes blant kommunestyrets faste medlemmer. Ordfører kan delegere representasjonsretten til varaordfører, kommunedirektør eller annen representant for kommunen.
Ordfører har møte- og talerett i selskapenes organer med mindre det er formelle begrensninger for dette. Ordfører deltar også i den mer uformelle eierdialogen med selskapet.

5.9 Kommunedirektørens rolle og ansvar

Kommunedirektøren har ansvar for kommunens egen driftsorganisasjon. Virksomhet i selskaper utenfor kommunen er ikke underlagt kommunedirektørens kontroll og styring. Kommunedirektøren har kun en rådgivende rolle overfor kommunestyret, eierutvalg, selskapenes eierorganer samt ordfører og andre folkevalgte når det gjelder selskaper og foretak. Kommunedirektøren skal blant annet:

• stille til rådighet et eiersekretariat som støttefunksjon for de folkevalgte og ivareta kommunens direkte tjenestedialog med selskapene.
• administrativ iverksettelse og oppfølging av kommunens vedtatte eierskapsmelding.
• utarbeide beslutningsgrunnlag om eiersaker som skal behandles av folkevalgte organer; eierstrategi, selskapsetablering/selskapsavvikling og eventuelle aktive grep overfor det enkelte selskap.
• Ved kommunalt foretak skal forholdet mellom kommunedirektøren og daglig leder av foretaket avklares. Dette er i hovedsak fastslått i kommuneloven § 9-16.
• ha ansvar for Trysil kommunes styredatabase.