Innledning og bakgrunn
Med fordringer menes her krav på vederlag oppstått som følge av kommunens salg av varer, tjenester og anleggsmidler på kreditt. Kredittsalget inntektsføres når dette er kjent i samsvar med anordningsprinsippet og det balanseføres som kortsiktig fordring (omløpsmiddel). I samsvar med regnskapsforskriften § 3-3, 1. ledd skal fordringen nedskrives til virkelig verdi dersom denne er lavere enn anskaffelseskost (pålydende). For å finne det sannsynlige eller forventede tapet må en ta utgangspunkt i det beløp som kan forventes innbetalt i tilknytning til den enkelte fordring. Det må her bemerkes at fordringene skal nedskrives til virkelig verdi (forventet innbetaling) selv om kommunen ikke har gjort forsøk på å innfordre kravet. Differansen mellom fordringens anskaffelseskost og virkelig verdi må regnskapsføres i kommunens bevilgningsregnskap for ikke å bryte de grunnleggende sammenhengene i kommuneregnskapet.
Tap på fordringer i bevilgningsregnskapet består av to størrelser:
- Forventet tap
- differanse mellom virkelig verdi og pålydende på fordringsmassen - Estimatendring
- korreksjon av tidligere anslått beløp for forventet tap
Dette betyr at det i kommunens bevilgningsregnskap for en gitt regnskapsperiode vil regnskapsføres et forventet tap knyttet til fordringsmassen kommunen har ved utgangen av perioden, samt estimatendring av tidligere anslått beløp. Endringer i estimater, dvs. forskjellen mellom et estimert beløp og tilsvarende estimat en tidligere regnskapsperiode, skal regnskapsføres i den perioden hvor endringen gjennomføres.
Som for urealisert tap for finansielle omløpsmidler følger utgiftsføring av urealisert tap av forsiktighetsprinsippet. Regnskapsføringen av verdireduksjonen blir å anse som fremskutt i forhold til transaksjonstidspunktet.
I henhold til gjeldende forskrifter for kommunale budsjett og regnskap skal kommunen utarbeide retningslinjer for når fordringer skal kunne avskrives i balanseregnskapet. Med fordringer forstås her kortsiktige fordringer som f.eks. eiendomsavgifter, foreldrebetaling i barnehage og i SFO, tekniske gebyrer, utleie, hjemmehjelp.
NB! Avskrivninger som nevnt her gjelder ikke skatter og avgifter som skatteetaten innfordrer.
Når det gjelder avskrivning av kortsiktige fordringer, skal belastningen (tapet) føres i den enhet inntekten tidligere er inntektsført og på en egen utgiftsart.
I begrepet avskrivning ligger at man regnskapsmessig avskriver beløpet, men at innfordringen ikke avsluttes. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endre seg over tid. Flere av disse sakene blir av den grunn overført til langtidsovervåkning.
Noen av kravene kan og må man slette, eksempelvis ved gjeldsordning gjennom namsretten og der det synes helt klart at debitor er varig ute av stand til å betjene gjelden. Ved sletting avskrives beløpet og innfordringen avsluttes. Debitor gjøres kjent med dette.
Forutsetninger for avskriving
Kortsiktige fordringer
Reguleres av gjeldende budsjett- og regnskapsforskrifter.
Avskrivninger kan gjennomføres ved hvert kvartalsregnskap og ved regnskapsavslutningen hvert år. Dersom det ikke er budsjettmessig dekning må det budsjettendring til.
Når vi bruker benevnelsen «sak» så mener vi en ubetalt fordring.
Saker forsøkt innfordret - Resultat avskriving
Saker som er forsøkt innfordret uten resultat skal avskrives. Ved beslutning om avskriving skal det vises til tiltak som er gjennomført. Ut fra skjønn/interne retningslinjer skal det besluttes om sak skal legges til overvåking.
Saker som ender opp med konkurs, akkord
Når konkurs er åpnet av skifteretten skal normalt hele beløpet kommunen har til gode,
avskrives. Innfordringen av beløpet skal ikke stanses, men følges opp. Samme regler skal gjelde når akkordforhandlinger innledes.
Kommunedirektøren skal være kommunens representant overfor namsretten når det gjelder kortsiktige fordringer. Hvem som representerer avtales internt i hver sak.
Saker som er foreldet
Med en gang en sak er foreldet, skal den avskrives og slettes. Dersom saken ikke er forsøkt innfordret skal det redegjøres for hvorfor.
Saker under gjeldsordningsloven
I saker hvor det er innledet gjeldsforhandlinger ved Namsretten skal avskrivninger skje når forhandlingene er avsluttet og kjennelse avsagt.
Kommunedirektøren skal være kommunens representant overfor namsretten når det gjelder kortsiktige fordringer. Kommunedirektøren har ansvar for å følge opp saker i tilfelle mislighold eller endring av gjeldsordninga.
Saker hvor det inngås avtaler om delvis sletting av gjeld
Primært skal slike avtaler først inngås etter at kravet har vært forsøkt innfordret.
Saker som ikke er forsøkt innfordret - vurdering/skjønn
Hovedregel er at samtlige saker skal søkes innfordret. Saker som blir overlatt til skjønn kan lett føre til ulik saksbehandling.
Regnskapsforskriftenes § 3-3, 1. ledd åpner mulighet for å kunne avskrive fordringer i
bevilgningsregnskapet uten at det er gjennomført tvangsinnfordring. Det skal legges et
strengt skjønn til grunn. Følgende eksempler for avskriving på dette grunnlag kan være:
- Det har nylig vært avholdt en utleggsforretning hos skyldner med resultat «intet til utlegg»
- Det har innen en periode på tre måneder mottatt saker fra inkasso med negativt resultat der saken ble foreslått avskrevet
- Ved kunnskap om at skyldners økonomi er svært vanskelig, og at tidligere saker har resultert i sosiallån eller bidrag
- Det er registrert betalingsanmerkninger på debitor siste 6 måneder og krav fortsatt ikke er oppgjort
Vedtak om avskriving skal begrunnes.
Videreutlån
Videreutlån forsøkt innfordret - Resultat avskriving
Misligholdte låneterminer skal innfordres.
Det er et overordna mål for kommunen at låntakerne så langt som mulig skal kunne beholde boligene sine. I de tilfellene tvangsinnfordring har vært forsøkt uten resultat, eller undersøkelser/oppsøk viser at det ikke er økonomisk betjeningsevne verken på kort eller lang sikt, anbefales avskriving/overvåking.
Videreutlån som ender opp med konkurs, akkord
Når konkurs formelt er åpnet av skifteretten, skal normalt hele beløpet kommunen har til gode avskrives. Innfordringen av beløpet skal ikke stanses, men følges opp.
Videreutlån som er foreldet
Straks et lån eller en restanse er foreldet skal den avskrives og slettes.
Dersom sak ikke er forsøkt innfordret, skal dette begrunnes.
Videreutlån under gjeldsordningsloven
I lånesaker der det er innledet gjeldsforhandling ved namsretten, skal avskriving skje når forhandlingene er avslutta og resultatet klart.
Kommunedirektøren samordner og representerer kommunen overfor namsretten.
Kommunedirektøren har ansvar for å følge opp saker i tilfelle mislighold eller endring av gjeldsordninga.
Videreutlån i utenomrettslige gjeldsforhandlinger
Utenomrettslige gjeldsforhandlinger følger det vesentligste, prinsippene i
gjeldsordningsloven. Kommunedirektøren må godta forholdsmessig dekning av sitt
tilgodehavende, dividende.
Der dividende godkjennes, skal alle kreditorene være omfattet av betalingsordningen.
Tilgodehavende som ikke dekkes av et dividendeoppgjør, avskrives ikke straks fordi det erfaringsmessig er endringer i slike avtaler. Tilgodehavende føres på «bak-konto» og skal ikke renteberegnes. Kommunedirektøren har ansvar for å følge opp om avtalen overholdes.
Når avtalen er overholdt, slettes tilgodehavende som det ikke er dekning for.
Videreutlån hvor det inngås avtaler om delvis sletting av gjeld
Som hovedregel skal slik avtale først inngås etter at saken har vært forsøkt innfordret.
Avtale skjer på grunnlag av økonomiske dokumenterte opplysninger og vurderinger, samt saksrelatert kjennskap til lånekundens forhold for øvrig.
Avtale om delvis sletting av gjeld skal knyttes til at avtalen overholdes. Det beløp som avtales slettet, avskrives ikke straks fordi det erfaringsmessig er endringer i slike avtaler. Beløpet føres på «bak-konto» og beløpet renteberegnes ikke.
Kommunedirektøren har ansvar for å følge opp om avtalen overholdes. Når avtaler er overholdt, slettes det avtalte beløp.
Videreutlån som ikke er forsøkt innfordret - vurdering/skjønn
Hovedregelen er at lånesak som er misligholdt, skal sendes til inkasso.
Det kan likevel avskrives lån uten foregående inkasso i visse typer saker der økonomisk status og prognose er synliggjort. Det skal legges strengt skjønn til grunn ved avskriving på dette grunnlaget.
Unntak for beløpsbegrensningen er saker der:
- låntaker har emigrert
- låntaker er død
- det vurderes nødvendig at låntaker får bo i boligen, f.eks. på grunn av en funksjonshemming
Sosiallån
Hovedregelen er at sakene sendes til innfordring for vurdering om inndrivelse eller avskriving.
Regler for saker som kan avskrives før tyngre innfordring iverksettes
Avskriving kan skje:
- I forbindelse med forhandlinger ved utenomrettslige gjeldsforhandlinger
- Låntaker er varig ute av stand til å betjene lånet
- Når sosiale vurderinger i henhold til lov om sosiale tjenester tilsier dette
- Saker under gjeldsordningsloven der namsretten har avsagt en kjennelse
- Avtaler med skyldner om delvis sletting av gjeld
- Andre saker hvor tyngre innfordring er forsøkt
Regler for saker som kan avskrives etter innfordring
Avskriving kan skje:
- Etter samme regler som for de fire første prikkpunktene ovenfor
- Det kan inngås nedbetalingsavtaler med låntaker. Overholdes ikke avtalene forfaller hele lånet til betaling. Det vurderes om det er grunnlag for å gjennomføre en dekning av kravet gjennom namsmannen. Om dette ikke er tilfelle må hele lånebeløpet avskrives.
Myndighet til å gjennomføre nedskrivning for tap
Kommunedirektøren delegeres myndighet til:
Kortsiktige fordringer
Det vurderes avskrivninger minimum en gang per år, og foretatte avskrivninger rapporteres.
Videreutlån
Ettergivelse av påløpte renter og gebyrer i forbindelse med innfordringa følger reglene for kortsiktige fordringer.
Det vurderes avskrivninger minimum en gang per år, og foretatte avskrivninger rapporteres. Alle delegasjoner i tabellen er videredelegert til økonomisjefen.
Sosiallån
Kommunedirektøren har ansvar for følgende:
- Avskriving av lån
- Avtale om nye avbetalingsordninger
Ettergivelse av påløpte renter og gebyrer i forbindelse med innfordring følger reglene for kortsiktige fordringer.
Det vurderes avskrivninger minimum en gang per år, og foretatte avskrivninger rapporteres.