Hopp til hovedinnhold Hopp til søkeboks Hopp over båndkommandoer Logg på

Sykefraværsoppfølging

 

Sykefraværsoppfølging i Trysil kommune

Rutinebeskrivelse og aktivitetsplan for leder og den sykmeldte

(Klikk her for skjema i utskriftsformat.)

Denne aktivitetsplanen beskriver de ulike stadiene i sykefraværsarbeidet, og skal brukes av leder som en sjekkliste til bruk i hvert sykefraværstilfelle uavhengig av ansettelsesforhold og sykmeldingsgrad. Aktivitetene sørger for at de ansatte ivaretas i henhold til Navs og Trysil kommunes krav til sykefraværsoppfølging.

Aktivitetsplanen beskriver, i tillegg til arbeidsgivers ansvar, den ansattes plikt til medvirkning og aktivitet. Aktivitetsplanen deles ut til den ansatte der fraværet blir av lengre varighet.

Navs oppfølgingsplan skal alltid brukes til å dokumentere fra møter i sykefraværsoppfølging slik det fremgår av tabellen nedenfor. Når den skal sendes Nav, må det hentes forside fra nav.no. Arbeidstaker og leder har ansvar for å ha kontinuerlig dialog under hele sykefraværet og at oppfølgingsplaner skrives.

Ved avslutning av sykefraværsoppfølgingen, sendes den utfylte aktivitetsplanen til arkivet for skanning til sykefraværsmappen.

Sykefraværs-forløp

Den ansattes aktivitet/plikter

under sykefraværet

Nærmeste leders aktivitet/plikter

i oppfølging av sykefravær

Navn:

 

 

Sjekkliste og notatfelt

Ved risiko for fravær

Ved risiko for fravær skal leder og den ansatte sammen se på muligheter for å hindre full sykmelding. Bruk oppfølgingsplan som verktøy allerede ved forebygging. Navs samtalenotat kan også være et nyttig dokument for kartlegging av funksjon.

Vurder om søknad om unntak av arbeidsgiveransvar ved kronisk eller hyppig fravær (Nav-skjema 08-20.05) er hensiktsmessig som forebyggende tiltak.

 

1. fraværsdag

 

Ring til nærmeste leder/arbeidsplass om fravær og antatt varighet.

Egenmeldinger registreres på Visma HRM Web første arbeidsdag etter fraværet.

Sykmelding del C og D skal leveres arbeidsgiver første fraværsdag. Del D skal være utfylt og signert av deg.

Egenmeldinger godkjennes på Visma HRM Web.

Leder sender sykmelding umiddelbart til lønningskontoret, i lukket konvolutt.

 

2.-8. fraværsdag

(egenmeldings-
periode)

 

 

Vær eventuelt i dialog med din leder om din funksjon, eventuelt behov for tilrettelegging og antatt varighet på fraværet.

 

 

Leder kontakter arbeidstaker i denne perioden, uavhengig av om det er egenmelding eller sykmelding.

Ved sykmelding sjekk om legen ber om tilbakemelding. Avtal i så tilfelle et møte med arbeidstaker. Benytt en oppfølgingsplan som sendes lege og arkiveres i sykefraværsmappe (bruk Følgeskjema).

Skyldes fraværet forhold ved arbeidsplassen, skal det registreres et HMS-avvik.

 

Ved videre fravær utover egenmeldings-perioden

 

 

 

Du og din leder er i kommunikasjon med hverandre om funksjonsevne og evt. tilretteleggingsbehov for gradert friskmelding.

 

Har du og din leder utarbeidet noe skriftlig, kan det med fordel tas med til lege/sykmelder.

 

 

Send invitasjon til sykefraværsmøte i ePhorte (bruk malen Sykefravær – 4 uker) Legg ved Navs samtalenotat som en forberedelse for arbeidstaker til møtet.

Er fraværet svangerskapsrelatert skal det søkes om unntak fra arbeidsgiverperioden (bruk skjema på Nav).

 

Obligatorisk møte senest ved 4 ukers fravær

 

 

Du har mottatt invitasjon til møte i sykefraværsoppfølging. Du og din leder deltar.

Forbered deg til møtet med å fylle i Navs samtalenotat.

 

Din lege får tilsendt den utfylte oppfølgingsplanen etter møtet.

Oppfølgingsplan fylles ut i møte med fokus på funksjon og evt. behov for tilrettelegging.

Oppfølgingsplan sendes til arkivet (bruk Følgeskjema). Kopi av oppfølgingsplan sendes lege/sykmelder.

Viktig å avklare i møtet:

Dersom det er usikkert om den sykmeldte blir helt friskmeldt innen kort tid, bør dere under møtet avtale et tidspunkt for dialogmøte 1 (senest ved 7 uker).

Arbeidstaker skal ha en kopi av denne rutinebeskrivelsen/ aktivitetsplanen.

 

5-6 ukers

fravær:

Åpenbart unødvendig med dialogmøte 1? Konferer med HMS-konsulent om du er usikker.

Du mottar brev med invitasjon til dialogmøte 1.

Dialogmøte 1 kan bare avlyses dersom du blir helt friskmeldt eller at det er åpenbart unødvendig.

Din lege kan delta, dersom du ønsker det.

HMS-konsulenten deltar i møtet.

Leder sender invitasjon til dialogmøte 1 til den ansatte (brevmal i ePhorte).

Dialogmøte 1 skal avholdes med mindre det er åpenbart unødvendig.

HMS-konsulenten inviteres gjennom Outlook.

Avklar med arbeidstaker om det er hensiktsmessig at lege deltar allerede i dialogmøte 1.

Blomsterhilsen til arbeidstaker ved fravær over 1 måned (jf. erkjentlighetsreglementet)

 

Dialogmøte 1

avholdes

senest ved 7 ukers fravær.

Det gjøres en ny funksjons- og behovsvurdering med utgangspunkt i forrige oppfølgingsplan.

I møtet vurderes evt. igangsatte tiltak på arbeidsplassen. Det tas med i oppfølgingsplanen/referatet som skrives i møtet.

Du får kopi av oppfølgingsplan.

OBS! Ved fravær i 100 % mer enn 8 uker, vurderer Nav din rett til sykepenger. Dersom gradert friskmelding ikke er mulig på dette tidspunktet, må årsaken til dette (funksjonsbeskrivelse) komme frem i oppfølgingsplanen.

Disse opplysningene sendes Nav.

Beskriv funksjon og eventuelle tilrettelegginger, samt vurdering av arbeidsaktivitet, i en ny oppfølgingsplan.

Vurder om det er behov å be Nav om et tidligere dialogmøte 2, for å treffe lege og Nav.

Oppfølgingsplanen signeres av begge i møtet, og arkiveres i sykefraværsmappa som «Referat fra dialogmøte 1». Kopi utleveres arbeidstaker og en kopi sendes sykmelder.

Arkivet skal ha originalen. Bruk følgeskjema.

Oppfølgingsplan må sendes Nav når arbeidstaker har sammenhengende 100 % sykmelding mer enn 8 uker. Kopi av oppfølgingsplan/referat sendes også direkte til saksbehandler på Nav Trysil. (Gjelder også ved 100 % sm > 8 uker ved senere tidspunkt i sykefraværsforløpet).

 

10-26 ukes

fravær

 

Ta kontakt med arbeidsgiver utenfor fast møteplan og avtal tid, dersom du ser muligheter/behov for tiltak.

Ved behov kan du be om å få fremskyndet dialogmøte 2 med leder, Nav, sykmelder/lege og HMS konsulent.

Tilstreb å levere sykmeldinger personlig til din leder.

Ha regelmessig kontakt med arbeidstaker og vurder behov for tiltak / bedriftsinterne utprøvinger. Vurder om det er behov for ekstra møte med arbeidstaker og evt. HMS konsulent.

Avtal at arbeidstaker leverer sykmeldingen til deg personlig om mulig.

Bruk oppfølgingsplanen som dokumentasjon ved alle former for samtaler/endringer av tilrettelegginger.

Leder kan be om fremskyndet dialogmøte 2 ved tidligere behov for møte med lege og Nav.

 

6 måneders fravær -

dialogmøte 2
(møte og referat i Navs regi)

 

 

Nav innkaller deg til dialogmøte 2. Leder, HMS-konsulent og lege/sykmelder blir også invitert.

Du kan ta med behandler eller andre støttepersoner dersom du ønsker det.

Tema for møte: Funksjon nå, hva har blitt gjort av tiltak og hva vil skje videre.

 

Dialogmøte 2 – Nav innkaller og fører referat.

Arbeidsgiver representeres ved nærmeste leder og/eller virksomhetsleder, samt HMS-konsulenten.

NB! Oppdatert oppfølgingsplan sendes Nav Trysil, merket med saksbehandlers navn, senest 1 uke før møtet.

Dersom det ikke er endringer i den sist utarbeidete oppfølgingsplan, kan den sendes med en ny vurderingsdato påført.

 

 

Kontinuerlig aktivitet

Du og din leder fortsetter å være i dialog om dine muligheter til aktivitet og evaluering av eventuelle tilrettelegginger/ bedriftsinterne utprøvinger.

 

 

Dersom fraværet ventes å vare lenger enn 9mnd/39 uker, skal du invitere arbeidstaker til sykefraværsmøte.

(brevmal i ePhorte). HMS-konsulent innkalles til møtet.

 

Sykefraværs-møte:

 

Senest ved

39 uker

(dvs. ca. 3 mnd. før maksdato for sykepenger)

 

 

Dialogmøte 3 evt, i Navs regi

Dine muligheter for å komme tilbake til din stilling, helt eller delvis, vil bli drøftet i møtet.

I møtet gis du også en orientering om hva som skjer etter maksdato for sykepengerefusjon, samt at det eventuelt ordnes med søknad til tjeneste-pensjonskasse.

Oppfølgingsplan skrives i møtet som et referat og sendes Nav.

 

Nav innkaller til dialogmøte 3 dersom utsiktene til hel friskmelding er usikre. Lege, leder og HMS-konsulent deltar i møtet sammen med deg og Nav.

Leder innkaller arbeidstaker og HMS-konsulent til 39-ukers møte (egen brevmal i ePhorte).

I møtet kartlegges arbeidstakers muligheter for å komme tilbake innen maksimumsdato for sykepenger.

Arbeidstaker får nødvendig info om rettigheter og plikter i forbindelse med maksdato og videre oppfølging. Leder leverer søknadsskjema til den ansatte: Søknad om fritak fra ordinært arbeid i forbindelse med sykefravær utover 52 uker.

Oppfølgingsplan benyttes som referat fra møtet. Skannes i ePhorte.

Sendes Nav v/saksbehandler.

 

Uke 48

Søknad om fritak fra ordinært arbeid i forbindelse med sykefravær utover 52 uker leveres leder når arbeidsevnen er avklart.

Du mottar brev fra Nav med orientering om søknad arbeidsavklaringspenger.

Avklar hvorvidt den ansatte ventes å komme tilbake i arbeid helt eller delvis til maksdato for sykepengerefusjon.

Ved fravær ut over 52 uker det foreligge søknad om fritak fra ordinært arbeid i hele eller deler av stillingen.

 

Etter 52 uker

 

Sykefraværs-oppfølgingen fortsetter som hovedregel inntil 1 år etter maksdato.

Du har fortsatt en aktivitet- og medvirkningsplikt i egen sykefraværssak.

Husk at du gir din leder kopi på vedtak som berører sykefraværssaken. (Nav har ikke anledning til å utlevere kopi til arbeidsgiver).

Drøft arbeidsmuligheter og eventuelle behov av tiltak fortløpende med din lege.

Bidra til at det foreligger oppdaterte fritakssøknader og oppfølgingsplaner.

 

Leder følger opp med sykefraværssamtaler også etter passert maksimumsdato i tråd med intervallene for fritakssøknaden. Innkalling via ePhorte – bruk brevmalen Sykefravær - maksdato. Bruk oppfølgingsplan som dokumentasjon på oppfølging.

Ved behov for avklaring av restarbeidsevne og evt vurdering av nye tiltak inviterer leder til basismøte med arbeidstaker, sykmelder, HMS-konsulent og evt. Nav.

Hvis det i basismøtet konkluderes med at det ikke er utsikter til at vedkommende kan komme tilbake til hele eller deler av sin stilling, starter lønns- og personalavdelingen en avslutningsprosess.

 

 

Oppdatert november 2016

Sist oppdatert: 15.06.2017 07:57:16
Dele innhold